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事业单位档案信息资源共享问题探究

2021-08-08 15:10 来源:信息资源管理论文 有人参与在线咨询

摘要:事业单位在实践的过程中,直接形成的原始记录就是其档案信息。档案信息不仅具有记录有关事务进展情况、财产变动情况以及人事变化等功能,而且还能准确记录群众的反馈信息,服务社会。在对档案信息进行管理的过程中,如果想要确保档案信息的各个阶段更加系统完备,就需要运用现代化的手段对其进行管理。为了有效降低事业单位档案管理的成本,最大限度提高使用效率,就必须对档案信息资源进行科学的存储、使用与开发,才能使得各个部门实现资源的共享,进而使得档案信息发挥最大的价值。

关键词:事业单位;档案信息;资源共享

1引言

由于社会的发展,为事业单位带来了新的发展机遇,同时也兼具挑战。这与当前信息资源日趋完善的背景息息相关,基于此,以往的档案管理已经难以满足现代事业单位发展的要求,甚至还会使得档案管理成为无效管理。为此,事业单位要想更加科学的管理档案信息,就必须以档案管理信息化建设为基础,深入剖析档案管理中可能存在的问题,并制定与之相对应的措施,才能将档案管理的作用发挥到极致。

2档案信息化建设的内容

对于相关的档案建设管理部门来说,其职责在于组织和规划档案,进行档案的信息化建设。相关人员为了更加完善档案管理工作,在具体管理的过程中,结合了现代信息技术,不仅提高了档案的使用效率,还能够使得档案资源更好发挥自身的价值。同时,档案管理模式作为档案管理任务改革的重点,应进行有效地创新。为此,要想尽可能提高档案资源的保管安全性、延长使用寿命,就需要把工作重心放在档案储存管理中去,才能够在提高档案管理工作效率的基础上,促使其实现信息化发展。另外,在进行档案信息化建设的过程中,还要遵循以下几个原则,即档案一体化、双轨制度、网络安全等。由于档案信息化是一个漫长的上升的发展过程,所以在建设的过程中对于工作人员也有严格的要求,首先应当掌握现代互联网技术,其次还要熟练运用网络技术完成各项档案管理工作,才能使得档案资源实现循环利用。

3事业单位档案信息化建设的重要意义

3.1事业单位档案资料永久性保存

对于以前的档案存储方式来说,其实就是简单地将不同类型的纸质档案放在固定位置,从而便于档案管理人员随时查看。然而在具体工作的过程中,由于纸质档案自身具有不稳定性,不仅容易受到阴雨天气的影响,而且由于时间的推移,还会出现字迹模糊消失等现象。为此,就需要尽快推行事业单位档案信息化建设工作。要想更好的存储纸质档案信息,应有效地利用信息化建设将其转化为电子信息数据。只有这样才能更好保存文件,同时还能最大限度减少空间占有率,从而使得一些重要档案实现永久性保存。

3.2方便单位对档案信息进行管理

对于单位档案来说,数量是显著变化的。由于受到单位发展模式以及工作种类的影响,档案的数据量也会相应的变化。所以,以往的档案管理模式已经难以支撑现代工作的需求。为了有效提高工作效率,就需要利用现代化信息技术将纸质档案转化为电子信息数据,并根据一定的规律储存在数据库中。另外,为了方便档案管理人员查找信息数据,还增加了搜索模式。通过搜索关键字的方式,就能够准确快速地找到相关信息。搜索模式的增加大大简化了档案管理的流程,实现了高效管理。

4当前档案信息资源共享存在的问题

4.1档案资源信息共享信息化手段落后

由于社会信息化不断深入,事业单位在档案管理的过程中,要想实现资源的整合开发与共享,就需要引用信息化手段。现阶段,对于一些事业单位来说,虽然引入了数字化电子档案管理新模式,但仍有部分事业单位依然使用老旧的纸质档案管理方式。既没有运用信息化进行数据保存,也没有对软件设备进行更新,甚至有些单位还将信息化管理手段看作是一种负担。长此以往,不仅会使得电子档案的使用率降低,而且还会阻碍信息共享化的实现。

4.2缺乏熟悉计算机技术的综合管理人员

所谓档案管理工作,简单来说就是整合、分类、管理和保存大量的、重要的档案信息资料。而档案信息资源共享则是利用现代计算机为依托,将数据资料录入、保存共享于计算机中。这就对档案管理人员提出了新的要求,管理人员不仅需要掌握基础的档案管理技术,而且还要熟练掌握计算机的运行操作。然而,对于当前的事业单位档案管理人员来说,不仅部分人员不具备档案管理能力,而且匮乏计算机应用知识,难以胜任档案管理工作。另外,由于事业单位缺乏对档案管理人员的岗前培训,所以使得事业单位档案信息管理工作开展缓慢。

4.3档案管理开发利用率低

对于老旧的事业单位档案管理而言,其采取的管理模式往往都是分块管理,也就是说,不同的部门分别掌管不同的档案类型,具体划分为员工人事档案、户籍档案、医保档案等,这样的管理模式使得档案信息资源严重分离,大大加剧了档案信息资源整合共享的难度。现阶段,由于相关部门并没有对档案信息资源共享建设进行具体协调,也没有建立完善的常设管理机构,所以使得档案管理共享建设难以进行下去。另外,事业单位在进行档案管理的过程中,并不能够产生收益,所以很多事业单位管理人员出现轻视档案管理工作的现象。对于当前的档案管理工作来说,仅仅是将档案进行简单收集、保存、复制、移动,并不重视对其的开发和利用工作,从而使得很多具有价值的档案信息难以发挥真正的作用,进而导致档案信息的共享率极低。

4.4对档案管理中的信息安全保障不够

针对事业单位档案信息来说,包含我国的科教文卫体等各个方面的信息,而且很多档案信息中含有较多的机密文件,一旦在档案管理的过程中重要信息遭到严重泄露,那么将会造成巨大的损失。如果事业单位的档案管理基础设施不达标,数字信息化扫描设备不健全,那么以往的纸质档案就很可能会毁损、丢失,甚至还会给不法分子篡改的机会,这些都会造成严重的不良影响。另外,一部分事业单位的安全意识薄弱,对重要的信息资源没有进行安全保密处理,造成随意查阅等不良现象,大大增加了档案保密信息泄露的风险。另外,对于电子信息化数据来说,由于计算机网络具有广域性的特点,所以如果不加以保护,那么重要的信息可能会被窃取、盗用。基于此,档案信息管理部门在建设档案信息化的过程中,就必须注重对档案信息共享安全性的维护。针对那些档案信息资源,如果在必要时必须公开,严格依照国家的有关规定,在保障档案信息资料安全的前提下,才能对档案信息资源进行合理的公开使用,只有这样才能保障档案管理中的信息安全。

5事业单位档案信息资源共享的途径

5.1加强档案管理人员工作能力建设

事业单位在进行档案信息资源整合的过程中,应当加强对档案管理工作人员的能力培养。不仅要培养档案管理人员自身的专业素养,还要提高其计算机应用技术的水平。事业单位在进行档案信息资源共享建设时,应当加大对人力和资源的投入。应当大量招聘档案管理专业技能过硬且具备熟练操作计算机技能的综合性人员。为了招聘更多的人才,事业单位还应当尽可能提高工资、福利待遇以及不断优化职称评定的方法,才能充分激发管理人员的工作积极性和创造性。针对当前的档案管理岗位人员来说,事业单位还需要对其进行培训。除了需要加强不同部门、不同地区之间的业务沟通以外,还需要学习更加先进的档案管理制度,努力做到与时俱进。同时,需要对其进行系统的计算机应用知识培训,使其掌握先进的人员档案管理工作综合处理技术,才能推动现代档案共享化发展。

5.2确保档案信息资源共享安全

由于受到当前网络传播速度过快的影响,很多具有孤本性和机密性的档案就要在保障安全的前提下进行管理。对于管理的硬件设备来说,应当对信息储存设备以及档案室进行安全防护,不仅要注重调节档案室的温度和湿度,还要做好档案室的防火、防盗等工作,同时还应当明确有关人员的职责,建立岗位责任制。在制度上,事业单位应当不断完善安全保密责任管理机制,不仅要与管理人员订立安全保密责任书,还需要对档案进行安全保密分级管理,只有在前期鉴别档案保密级别,才能做好后期的开发和共享工作。对于需要共享的档案资料,在进行公开前,还需要按照有关标准对其进行全方位的审查。在软件技术上,为了尽可能地确保信息安全,还需要建立保护机制,例如可以引进数字加密技术、建立信息资源备份库、云信息安全防护等。只有不断加强档案信息网络管理的精密度,才能避免档案信息在传输的过程中出现问题。

5.3加强事业单位档案信息化建设与发展

现阶段,如果想要尽可能完善现代事业单位档案管理制度,就必须要不断加强事业单位档案管理的信息化建设,才能有利于信息资源的共享。对于事业单位来说,应当尽可能的引进与自身发展相适应的软硬件设备,例如扫描仪、计算机等现代硬件系统。通过这些现代信息技术,不仅可以对图片和文字等档案信息进行数据化保存,还能够有利于单位上下级及平级单位之间进行沟通。利用单位内部局域网,可以将档案信息资源进行共享,从而实现跨部门、跨区域信息互换。另外,要想使得更多的人能够在线网络进行档案信息的沟通与交流,还可以在信息资源共享平台中添加信息检索功能以及在线沟通新模式,只有让档案信息多跑路,让档案信息管理人员少跑腿,才能充分调动档案信息资料,进而实现档案信息的价值。

5.4构建档案信息资源共享体系,提升档案安全管理水平

档案信息资源安全性的高低与档案信息资源的真实性、准确性和完整性息息相关。基于此,对于事业单位而言,在建设档案信息资源共享时,就需要做好安全建设工作,建立健全安全管理体系。首先,事业单位要想做好档案管理共享工作,可以引入区块链技术、数字加密技术、访问权限等现代科技,才能有效提高档案信息资源共享的安全性,从而最大限度地避免病毒系统的入侵。其次,事业单位还要做好安全防范工作,建立云储存备份。为此,事业单位可以与百度云盘等互联网公司进行战略合作,从而实现云服务与档案管理系统的融合发展。最后,对于特殊档案,还要增加安全意识,对档案信息资源进行自动备份。5.5提升档案信息资源管理工作的灵活性事业单位只有与市场经济的实际发展情况相结合,并应用于体制中去,才能充分发挥社会职能。然而,在结合发展的过程中,由于没有具体的要求,难以实现对整个过程的控制,所以为了有效避免风险,还需要谨慎应用。为此,在这一阶段融入管理方案,可以使得管理工作更加科学、有效。在改善工作灵活性的过程中,管理人员只有做好分析工作,并与其他部门进行协同发展,才能使其作用发挥到极致。另外,现阶段工作中,整个社会更加注重以人为本,在开展工作时,尽可能提高工作的灵活性,才能调动管理人员的积极性,进而有利于事业单位实现长足发展。

5.6强化档案信息资源的统筹规划

所谓档案信息资源共享,不仅是一项较为系统的工程,而且还是一项艰巨的耗时耗力的任务。首先需要进行资源整合,然后建设信息化平台,进而实现档案资源的共享,在共享的过程中,就需要对整个任务进行整体的规划布局,建立完整的规划体系,形成“统一领导、分层管理”的事业单位档案管理制度。同时,为了最大限度的转变现阶段在管理中存在的分散、条块分割的现象,还需要建立更加权威的、能够不断整合档案信息资源的共享机制,才能真正实现档案信息资源的统筹规划。

6结束语

事业单位在进行档案管理的过程中,除了需要不同部门、不同级别的统筹配合,还需要与档案使用者之间建立完善的沟通、协调机制。建设事业单位的档案管理系统工程,不仅需要对档案实体、技术标准、信息、系统、人才结构进行强有力的整合,还需要不断优化资源结构、确保软件设备供应、人力资源保障,才能实现信息资源共享。总之,事业单位的本质就是公共服务中心,在对档案进行管理的过程中,需要转变传统的收集、整理的理念,不断创新管理手段,建立健全信息化档案管理制度,并把档案管理的工作重心转移到信息资源开发利用中去,才能实现资源的融合,进而切实可行地服务于人民群众。

参考文献:

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作者:徐力 单位:甘肃省质量审核中心

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